Cara mudah menggunakan Microsoft PowerPoint 2007

Dasar-dasar Penggunaan "PowerPoint"

Dasar-dasar penggunaan Microsoft PowerPoint 2007 sama dengan aplikasi program office lainnya, baik secara penyimpanan maupun cara membuka filenya. Hanya saja, dalam pembuatan sebuah presentasi ada beberapa tahapan yang harus dilakukan. Misalnya, mempersiapkan layout persentasi.

1. Aktifkan program Microsoft PowerPoint 2007.

2. Membuat Presentasi
Slide pertama presentasi biasanya berisi judul dan subjudul. Secara default, saat program Microsoft PowerPoint 2007 diaktifkan pada lembar kerja akan secara otomatis tampil kotak judul dan subjudul presentasi. Untuk menuliskannya, klik kotak "Click to add tittle", lalu ketikan judul presentasi, misalnya "BATIK INDONESIA". Terus, pada sub-tittle alamat perusahaan, misal : Kp.Pasar Cicalengka No.31, Kab.Bandung.



3. Membuat dan Meng-edit Teks
Untuk menambahkan teks pada desain slide, pilih Ribbon Insert. Pada group Text> klik Text Box, lalu ketikan teks yang diinginkan. Jika teks yang dituliskan tidak sesuai, Anda bisa mengeditnya dengan mengklik teks yang akan di edit.

4. Menggunakan Outline
Outline adalah bagain dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 yang terletak disisi kiri lembar kerja. Cara menampilkan outline adalah dengan mengklik tab Outline yang terletak di bawah Ribbon. Pada outline akan ditampilkan objek atau teks yang menjadi bagian slide aktif. Anda juga bisa mengedit teks melalui outline dengan cara seleksi teks pada outline baru kemudian mengedit teks.

5. Membuat Catatan
Anda dapat juga menambahkan catatan pada slide dengan mengklik area "Click to Add Notes" di bawah slide. Setelah itu ketikkan catatan slide yang akan ditambahkan.

6. Menyimpan File Presentasi
Cara menyimpan file presentasi sama seperti menyimpan file presentasi pada Microsoft Power Point versi sebelumnya dengan save tool pada Quick Access toolbar. Ketikkan nama file dan tujuan yang diinginkan. Pilih Power Point Presentation di bagian Save as Type dan akhiri dengan mengklik Save.

7. Mengatur Desain Presentasi
Untuk mempercantik presentasi, Anda bisa menambahkan desain yang menjadi bawaan dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 melalui Ribbon Design. Ribbon itu memungkinkan Anda untuk menambahkan desain latar belakang slide dengan mengaktifkan slide, lalu pilih Ribbon Design. Pada group Themes pilih satu desain slide. Untuk menampilkan semua pilihan desain, klik Slide yang akan dipilih akan ditampilkan pada halaman kanvas.

8. Mengatur Format Teks
Format teks yang dimaksud di sini adalah seperti pengaturan ukuran, jenis font, warna teks dan sebagainya. Unruk mengatur format teks, seleksi teks dan gunakan Group Font dengan mengaktifkan Ribbon Home terlebih dahulu. Pilih salah satu icon untuk mengatur format teks.
a. Menggunakan kotak Dialog Font
Anda bisa juga mengedit teks menggunakan kotak dialog Font dengan memilih Ribbon Home. Lanjutkan dengan menyorot Group Font, lalu klik anak panah di sudut kanan bawah.

b. Menggunakan Bullet and Numbering
Bullet and Numbering sering digunakan untuk menuliskan poin-poin bahasan dalam presentasi. Untuk menambahkan Bullet and Numbering, gunakan cara dibawah ini :
- Seleksi bagian yang akan ditambahkan Bullet atau Numbering.
- Pilih Ribbon Home>Bullet>atau Numbering pada Group Paragraph.
- Pilih bentuk Bullet atau Numbering yang diinginkan.

9. Teknik Penggunaan Warna
Selain teknik pengaturan desain presentasi, teknik penggunaan warna (atau biasa disebut theme) juga mempengaruhi hasil akhir presentasi yang disajikan. Cara mengatur theme adalah dengan memilih Ribbon Design. Kemudian, pilih warna dengan mengklik Color pada Group Themes.

10. Mengubah Warna Background
Jika kurang menyukai warna background theme, Anda bisa mengubahnya melalui Ribbon Design dan memilih Backgroun Style pada Group Background. Akan muncul berbagai warna background, Anda bisa juga mengubah Style Background secara manual dengan memilih Format Background pada kotak Background Style. Pada pilihan itu, Anda bisa mengatur style lebih detail. Warna yang bisa dipilih juga lebih bervariasi, misalnya warna gradasi, tekstur atau bahkan gambar.

11. Mengubah Master Presentasi
Master Presentasi biasanya menjadi bagian dari template, termasuk di dalamnya teks, objek, theme, font, shapes dan sebagainya. Untuk membuat master presentasi, pilih Ribbon View. Pada Group Presentase Views, pilih Slide Master, lalu klik teks yang diinginkan.

12. Bekerja dengan Tabel, Gambar, Video dan Sound
Dalam presentasi, penambahan tabel, gambar, video dan sound akan memberikan nilai plus tersendiri.
a. Bekerja dengan Tabel
Objek tabel sering digunakan dalam penyajian presentasi, yang biasanya dipakai dalam pembuatan laporan.
* Membuat tabel
Cara menambahkan objek tabel pada presentasi adalah dengan memilih Ribbon Insert. Pada group Tables, pilih Table>Insert Table dan tentukan jumlah baris dan kolom. Kemudian masukan data yang dibutuhkan.
* Mengatur Format Table
Untuk memodifikasi table, aktifkan tabel dan pilih Ribbon Layout. Lanjutkan dengan mengatur layout tabel yang diinginkan. Untuk mengetahui lebih jauh fungsi tool dari menu layout yang digunakan, baca keteranagan berikut :
Selecti : untuk menyeleksi bagian table yang diinginkan.
View Gridlinesi : untuk menampilkan/menyembunyikan garis bantu Gridlines.
Delete : untuk menghapus bagian table yang diseleksi.
Insert Above : untuk menyisipkan baris ke atas.
Insert Left : untuk menyisipkan kolom ke kiri.
Insert Right : untuk menyisipkan kolom ke kanan.
Merge Cells : untuk menggabungkan cell yang diseleksi.
Split Cells : untuk membagi sel menjadi beberapa bagian.
Table Row Height : untuk mengatur tinggi baris.
Table Column Width : untuk mengatur lebar kolom.
Distribute Rows Height : untuk menyamakan tinggi baris.
Distribute Rows Widht : untuk menyamakan lebar kolom.
Left : untuk meratakan teks ke sisi kiri sel.
Center : untuk meratakan teks ke sisi tengah sel.
Right : untuk meratakan teks ke sisi kanan sel.
Align Top : untuk meratakan teks kebagian atas sel.
Center Vertically : untuk meratakan teks ke bagian tengah sel.
Align Bottom : untuk meratakan teks ke bagian bawah sel.
Text Direction : untuk memutar teks dengan sudut putaran tertentu.
Cells Margin : untuk mengatur batas atas, kiri, kanan, dan bawah teks pada sel.
- Mengatur Desain Tabel
Anda juga dapat memanfaatkan Ribbon Design untuk memodifikasi tabel. Fungsi tool dari Ribbon Design sebagai berikut :
Header Row : untuk menambahkan arsiran pada baris pertama tabel.
Total Row : untuk menambahkan arsiran pada baris terakhir tabel.
Banded Row : untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada baris tabel.
First Column : untuk menambahkan arsiran pada kolom pertama tabel.
Last Column : untuk menambahkan arsiran pada kolom terakhir tabel.
Table Styles : untuk mengubah style tabel.
Shading : untuk menambahkan arsiran warna bagian tabel.
Outside Border : untuk menambahkan garis border tabel
Effect : untuk menambahkan efek emboss/bevel pada sel table.
Quick Style : untuk menambahkan variasi word art pada teks tabel.
Text Fill : untuk menambahkan variasi warna teks.
Text Outline : untuk menambahkan variasi garis luar teks.
Text Effect : untuk menambahkan variasi efek teks.
Pen Style : untuk mengubah style garis tabel.
Pen Weight : untuk mengubah tebal garis tabel.
Pen Color : untuk mengubah warna garis tabel.
Draw Table : untuk mengaktifkan pen tabel.
Eraser : untuk menghapus format tabel.
b. Menggunakan Gambar
Penambahan obyek gambar merupakan salah satu komponen pendukung dalam penyajian presentasi. Untuk menambahkan obyek gambar, pilih Ribbon Insert. Pada Group Illustration, pilih Picture. Lanjutkan dengan menentukan direktori file image yang akan ditambahkan dan klik Insert untuk mengakhiri.
* Menggunakan Grid dan Drawing Guides
Grid dan guide digunakan untuk mengatur posisi obyek pada presentasi sesuai keinginan. Untuk menggunakan Grid dan Guide, klik kanan lembar kerja dan pilih Grid dan Guide, lalu atur setting sesuai keinginan.
* Membuat Album Photo
Anda juga bisa menambahkan photo album pada Microsoft Power Point 2007 menggunakan langkah sebagai berikut :
- Pilih Ribbon Insert.
- Pada group Illustration pilih photo Album> menu New photo album.
- Tentukan direktori file image yang akan dijadikan album dengan mengklik File/Disk.
- Klik Insert untuk mengakhiri. (Ulangi langkah no.4 dan no.5 untuk menambahkan file image atau foto lain)
- Pilih Fit to Slide untuk menyamakan ukuran foto dengan ukuran slide.
- Setelah selesai klik Create.
- Klik slide pertama, lalu tambahkan teks.
c. Menggunakan Video dan Sound
Objek gambar dan suara juga bisa dijadikan objek pendukung presentasi yang disajikan. Objek video berupa objek dengan animasi gerak.
* Menambahkan File Video
Caranya : pilih Ribbon Insert. Pada group Illustration pilih Movie di salah satu sumber file movie.
Movie from File : digunakan untuk memilih file video dari direktori lain.
Movie from Clip Organizer : digunakan untuk memilih file video dari clip organizer pada task panes Clip art. Objek movie yang diklik akan tampil pada bidang kanvas.
* Menambahkan Sound
Untuk menambahkan sound ikuti langkah berikut :
- Pilih Ribbon Insert.
- Pilih group Illustration pilih Sound.
- Pilih salah satu sumber file Sound ;
Sound from File : untuk memilih file sound dari direktori lain.
Sound from Clip Organanizer : untuk memilih file sound dari clip organizer.
Play CD Auto Track : untuk memilih file sound dari CD.
Record Sound : untuk memilih file sound yang merupakan hasil rekaman.
Slide yang ditambahkan sound akan ditandai speaker. Anda bisa memindahkan simbol speaker tersebut pada posisi yang dinginkan.
* Menggunakan Efek dalam Presentasi
Menyajikan presentasi semenarik mungkin menjadi tujuan utama seorang presenter agar audiens tidak merasa bosan dan merasa nyaman. Salah satu sajian menarik dalam presentasi adalah menambahkan efek.
- Menambah dan menggunakan animasi pada presentasi dilakukan dengan cara berikut :
> Aktifkan atau tampilkan slide yang akan ditambah animasi.
> Pilih Ribbom Animation, pilih Animate pada grooup Animation.
Setelah memilih bentuk animate maka animasi akan ditampilkan pada lembar kerja. Untuk mengulangi tampilan animasi klik Preview tool.
- Mengatur Setting Animasi
Pengaturan setting animasi diperlukan untuk menampilkan sajian presentasi secara maksimal. Untuk mengatur settinng animasi, lakukan tahapan sebagai berikut :
> Pilih Ribbon Animation.
> Pada group Animation pilih Custom animation untuk menampilkan task panes Custom animation terdapat menu sebagai berikut ;
Change/Add Effect : untuk mengubah atau menambahkan animasi pada objek slide yang di seleksi.
Remove : untuk menghapus animasi dengan mengklik nomor animasi pada presentasi lalu klik Remove.
Start : untuk menampilkan objek menjadi slide presentasi, klik mouse. Ada 3 pilihan untuk menampilkan objek yaitu On Click (untuk menampilkan objek dengan mengklik mouse), With Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi presentasi secara bersamaan) dan After Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi bagian persentasi satu persatu)
Direction : untuk menampilkan objek dari arah tertentu.
Speed : untuk mengatur kecepatan setiap objek.
> Menggunakan Efek Transisi
Efek transisi adalah efek pergantian slide menggunakan group Transtion to this slide. Efek transisi meliputi suara dan animasi. Untuk menambahkan efek transisi, caranya sebagai berikut :
.. Pilih Ribbon Animation.
.. Tampilkan semua pilihan efek transisi dengan mengklik tanda panah pada group Transtion to This Slide.
.. Pilih bentuk transisi untuk ditampilkan pada lembar kerja.
.. Gunakan efek transisi suara bagian dibagian Transition Sound.
.. Atur kecepatan transisi pada Transition Speed.
.. Klik Apply to All untuk menerapkan efek transisi pada semua slide presentasi.
.. Hilangkan tanda centang pada On Mouse Click jika Anda ingin menampilkan efek transisi tanpa harus melakukan klik.
.. Atur waktu tampil setiap slide pada bagian Automatically after.
* Membuat Hyperlink
Hyperlink digunakan untuk menghubungkan antara slide satu dengan slide yang lain. Dapat juga dengan menghubungkan file presentasi satu dengan file presentasi lainnya. Cara menggunakannya sebagai berikut :
.. Seleksi bagian slide yang akan ditambah Hyperlink.
.. Pilih Ribbon Insert pada group Links pilih Hyperlink.
.. Jika ingin membuat Hyperlink ke file presentasi lain, pilih direktori dan nama file yang akan dijadikan tujuan pada Look In, lalu klik OK.
Jika ingin membuat Hyperlink ke slide lain yang masih ada dalam satu file presentasi yang sama, klik tombol Bookmark. Setelah itu, pilih nama slide yang akan dijadikan link tujuan Anda.
* Menggunakan Perintah Action.
Hampir sama dengan fungsi dan penggunaan Hyperlink, Action juga bisa digunakan untuk membuat hubungan antara slide satu dengan slide lainnya, serta hubungan antara file presentasi dengan file presentasi lainnya.
Namun begitu, action disini bisa digunakan untuk menghubungkan file dari program aplikasi lain. Biasanya action pada PowerPoint berupa objek tombol. Dengan begitu Anda harus membuat tombol terlebih dahulu, baru kemudian dapat membuat sebuah action. Cara membuat tombol sebagai berikut ;
.. Pilih Ribbon Insert, pada group Illustration>Shape.
.. Pilih salah satu bentuk tombol pada kategori Action Button.
.. Buat tombol pada lembar kerja.
.. Pilih action yang diinginkan. Hyperlink to (untuk membuat action berupa hyperlink ke slide lain atau file presentasi lain). Run Program (untuk mengaktifkan file dari program aplikasi lain) misal, Microsoft Excel 2007 atau Microsoft Word 2007.

Membuat dan Menjalankan Slide Show
Penambahan Slide Show semakin menangguhkan PowerPoint sebagai salah satu program terbaik untuk presentasi. Untuk menambahkan Slide Show, Anda bisa memanfaatkan Ribbon Slide Show.

1. Mempersiapkan Slide Show
Tahap pertama membuat Slide Show adalah mempersiapkan slide yang akan disajikan dengan memlih From Beginning atau Current Slide Show pada group Start Slide Show. Jika ingin menyajikan slide secara berurutan, Anda bisa menggunakan langkah sebagai berikut :

a. Pilih Ribbon Slide Show.
b. Pada group Start Slide Show> Custom Slide Show>Custom Show, lalu klik New.
c. Akan muncul kotak dialog Define Custom Show.
Kemudian ketikan nama yang Anda inginkan pada "Slide Show Name"
d. Pada bagian Slides in Presentation, pilih slide yang akan disajikan pertama kali.
e. Klik tombol Add.
f. Pilihan yang di klik akan berpindah ke kotak dialog Slide in Custom Show.
g. Setelah selesai mengurutkan klik OK.
h. Klik close untuk kembali ke lembar kerja presentasi.
Atau klik show untuk menampilkan pengaturan slide show. Untuk menampilkan Custom Show yang sudah dibuat, pilih Ribbon Slide Show, Pilih Custom Slide Show, pilih nama custom show yang diinginkan.

2. Merekam Narasi (Naration)
Sebelum narasi presentasi dibuat, pastikan PC sudah dilengkapi dengan perangkat Headset. Setelah semua perangkat dilengkapi, Anda bisa membuat narasi dengan langkah sebagai berikut :

a. Pilih Ribbon Slide Show.
b. Pilih group Set Up>Record Naration.
c. Lakukan tes pada perangkat headset dengan mengklik tombol Set Microphone level. Lakukan tes suara pada jendela Record Naration dan klik OK untuk mulai merekam suara.
d. Setelah selesai tekan Esc untuk mengakhiri.
e. Klik Save untuk menyimpan hasil rekaman.
f. Hasil rekaman yang dibuat akan langsung ditampilkan pada slide show.

3. Menyembunyikan Slide
Jika slide tidak digunakan, Anda bisa menyembunyikannya dengan memilih Ribbon Slide Show, kemudian aktifkan slide yang disembunyikan. Pada group Set Up pilih hide Slide. Dengan begitu, slide yang disembunyikan akan diberi tanda khusus.

4. Menyimpan CD Presentasi
Untuk menyimpan presentasi pada CD, langkahnya sebagai berikut :
a. Klik Logo Office yang terletak di kiri paling atas layar Anda lalu klik Publish.
b. Pilih Package for CD.
c. Ketikan nama CD pada kotak Name the CD.
d. Klik Add Files untuk memilih nama file presentasi yang akan dicopy ke dalam CD.
e. Tentukan direktori dan nama file presentasi yang diinginkan.
f. Klik Add.
g. Tahap selanjutnya, klik copy to CD dan lakukan burning file menggunakan program aplikasi CD Burning, misal Ahead Nero.

5. Mencetak Slide, Note Page dan Handout
Sebagai tahap akhir dalam penyajian presentasi akan dilakukan pencetakan handout. Cara mencetak Slide/Handout slide/Note page, sebagai berikut :
a. Klik Logo Office yang terletak di kiri paling atas layar komputer Anda lalu klik menu Print.
b. Pilh Print dan lakukan pengaturan setting pencetakan sebagai berikut :
Name : digunakan untuk memilih nama printer.
Print Range : digunakan untuk memilih slide/handout yang akan dicetak.
Print What : digunakan untuk menentukan bentuk atau layout pencetakan. Pilih slide (untuk mencetak slide), pilih Note Pages (untuk mencetak notes) atau pilih handout (untuk mencetak handout).
Klik Preview untuk menampilkan hasil akhir handout.

6. Membuat Presentasi dalam Bentuk Halaman WEB
Apabila Anda menginginkan agar presentasi bisa disajikan secara online dan bisa dinikmati oleh siapapun di dunia maya, maka Anda perlu menyimpan file presentasi dalam bentuk halaman Web. Untuk lebih jelasnya sebagai berikut :
*Menyimpan file presentasi ke dalam format halaman Web :
a. Klik Save As > pilih Other Format.
b. Tentukan direktori penyimpanan file pada Save In.
c. Ketikan nama file pada bagian File Name.
d. Tentukan type format web Page pada bagian Save As type.
e. Klik Publish.
f. Pilih Complete Presentation.
g. Klik Publish, selesai.
*Menampilkan presentasi dalam web browser
Langkahnya sebagai berikut :
a. Buka Internet Explorer
b. Klik menu File>Open>Browse
c. Pilih direktori dan nama file yang akan ditampilkan pada web browser.
d. Klik Open
e. Klik Presentasi akan ditampilkan pada web browser Internet Explorer.

Penjelasan diatas merupakan bagian dasar dari Microsoft PowerPoint 2007 beserta langkah-langkahnya.
Semoga Bermanfaat!

Untuk file PowerPoint, silahkan unduh disini >>  DOWNLOAD