Aplikasi Akuntansi dengan Menggunakan Ms.Excel : Jurnal Transaksi

Aplikasi Akuntansi dengan Menggunakan Ms.Excel : Jurnal Transaksi

Jurnal digunakan untuk mencatat seluruh transaksi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Catatan pada jurnal kemudian akan diringkas atau dipindahkan ke dalam Buku Besar sesuai masing-masing akun.

Jurnal

→

Buku Besar

→

Laporan Keuangan

Pada bagian ini Anda akan membuat jurnal transaksi yang ringkasannya kemudian akan tercatat dengan otomatis ke Buku Besar dan Laporan Keuangan (Neraca dan Laporan Laba Rugi).

Membuat Komponen Jurnal 

Untuk keseragaman dan kemudahan, gunakan Sheet 2 untuk membuat jurnal dan beri nama sheet tersebut dengan nama 2-jurnal. Selanjutnya, Anda bisa melakukan langkah-langkah berikut untuk membuat jurnal.

Buat jurnal transaksi yang berisi TANGGAL, KODE PEMBANTU, URAIAN, NO AKUN, NAMA AKUN, DEBET, NO AKUN, NAMA AKUN dan KREDIT seperti gambar berikut :

Pada jurnal ini transaksi yang masuk dalam kategori debet maupun kredit dipisahkan sesuai kategori masing-masing (E,F dan G untuk Debet; H, I dan J untuk Kredit).

• TANGGAL : Tanggal terjadinya transaksi.
• KODE PEMBANTU : Untuk membantu mencatat detail transaksi.
• URAIAN : Mencatat uraian atau keterangan transaksi debet maupun kredit.
• NO AKUN : Nomor akun yang di-debet.
• NAMA AKUN : Nama akun kategori debet sesuai nomor akun.
• DEBET : Mencatat jumlah transaksi kategori yang di-debet.
• NO AKUN : Nomor akun yang di-kredit.
• NAMA AKUN : Nama akun kategori kredit sesuai nomor akun.
• KREDIT : Mencatat jumlah transaksi kategori yang di-kredit.

Membuat AutoFilter

Blok sel B6 sampai J6. Klik Data > Filter > (Sort&Filter).

Setelah AutoFilter, jurnal akan terlihat seperti gambar beriktut :

Membuat Kriteria 

Agar nomor akun (NO AKUN) dapat dimunculkan sesuai dengan transaksi yang dicatat, Anda bisa membuat kriteria nomor akun dengan mengambil dari NO_AKUN yang sudah didefinisikan sebelumnya.

1. Arahkan kursor di sel E7. Klik Data > Validation...
2. Pada kotak dialog yang muncul, pilih List pada Allow. Pada kolom Source, masukan =NO_AKUN atau nama lain yang sudah Anda pilih sebelumnya. Klik OK.
3. Lakukan hal yang sama pada sel H7.

Menggunakan Fungsi

Setelah daftar Nomor Akun dibuat, Anda bisa membuat NAMA AKUN muncul sesuai dengan NO AKUN yang dipilih. Sebagai misal, jika dipilih No Akun 1111, maka akan muncul nama akun Kas di Tangan, dan sebagainya.

Pada contoh buku ini, digunakan fungsi VLOOKUP pada sel F7 dan I7 untuk mendapatkan NAMA AKUN dari NO AKUN.

Isikan fungsi pada sel berikut :

• F7 =IF(E7="","",VLOOKUP(E7,DAFTAR_AKUN,2))
• I7  =IF(H7="","",VLOOKUP(H7,DAFTAR_AKUN,2))

Membuat Fungsi Kontrol Keseimbangan

Karena jumlah yang di-debet harus sama dengan yang di-kredit, Anda bisa membuat fungsi untuk mengontrol keseimbangan ini dengan membuat fungsi pada L7 :

=IF(G7=J7,"OK","Terjadi Kesalahan, Cek Ulang")

Dengan membuat fungsi ini, maka apabila nilai debet (G7) sama dengan nilai kredit (J7), akun muncul pesan OK yang berarti posisi sudah seimbang. Jika sebaliknya, akan muncul pesan Terjadi Kesalahan, Cek Ulang.

Sebagai contoh, posisi seimbang dari transaksi yang di-debet dan di-kredit akan nampak seperti gambar berikut :

Copy Fungsi

Salin masing-masing sel E7, F7, H7, I7 dan L7 ke bawah sesuai dengan area kerja yang akan digunakan. Dalam contoh buku ini, sel E7, F7, H7, I7 dan L7 di-copy masing-masingsampai sel E40, F40, H40, I40 dan L40.

Untuk memudahkan area kerja yang akan digunakan, Anda bisa memberi warna pada area kerja tersebut dengan menggunakan Fill Color.

Jika kemudian diperlukan baris baru untuk menampung pencatatan transaksi, gunakan Insert > Rows atau klik kanan pada baris yang akan ditambah lalu pilih Insert.

Setelah area untuk pencatatan jurnal dibuat, Anda sudah bisa mencatat setiap transaksi yang terjadi pada area kerja ini.

Anda bisa menggunakan kembali kaidah debet-kredit dalam Tabel berikut sebagai pedoman mencatat setiap transaksi bisnis dalam jurnal :

Silahkan Lihat Contoh Kasus : Jurnal Transaksi